档案信息管理不仅是专业档案管理人员的基本任务，也是办公室事务管理的重要组成部分，所以不同专业不同层次的办公室工作人员都需要了解和掌握档案管理的实用技能。而随着现代信息化社会的发展，档案作为最原始的信息得到广泛利用，档案管理也从传统的手工管理向自动方式转变，服务方式也从被动服务、单一服务向主动服务、多元服务转变。这对现代档案管理人员和办公室工作人员的能力和素质提出了更高的要求。本书就是为了适应这种形势的变化，进一步提高专业和办公人员对形势的适应能力而编写的。

与传统的档案管理类教材相比，本书突出了以下几个方面的特色：

1. 突出了学生的中心地位。本书将传统教材以理论为中心变为以学生为中心，以学习者的认知规律为出发点，淡化理论的体系性。任何知识，只有被学习者掌握和利用才能发挥其价值，所以，在尊重基本理论体系的基础上，为适应网络时代广大学生的学习特点，在内容处理方面，本书作了扁平化处理，主要表现为：根据应用需求，将理论知识划分为不同的层次。在正文的表述中，一是通过“要点提示”对全章要掌握的基本知识点进行概括，方便学生对应掌握知识点的总体把握；二是通过黑体字突出基本概念和重点内容；三是将内容细化为正文、深度理解、延伸阅读、案例评析、图片（表格）等层次，不同的层次有不同的表现方式。这一方面划分了内容的价值层次，另一方面也增加了内容的可读性。

2. 强化了应用的特色。本课程涉及的理论知识，是为了提高从业人员的专业技能。学是方式，用是目的。因而，对学生来讲，学习本门课程，能否背会、记住并不重要（即使单纯的短期记住，时间一长也会忘掉），重要的是要会用（会用了也就记住了）。强化动手能力是本教材编写的宗旨，所以，每章后都附有实验实习与思考练习的内容，通过现场参观、动手实验、分析总结、思考练习等方式，把相关的知识通过眼、手、心三位一体的接受，真正变成学生随身的技能。可以说，与现有的同类其他教材相比，更突出实践活动的设计，突出培养学生的应用能力，是本书的一大特色。

3. 适应了信息时代的要求。随着网络信息技术的突飞猛进，计算机与网络技术已经彻底融入了现代工作与生活的每一个角落。档案管理与服务的信息化不仅是一个趋势，在许多档案管理部门的实践中已经取得了丰硕的成果，比如档案管理信息系统的普及和数字档案馆的成批涌现等，这要求高校培养的档案管理和办公室工作人员必须适应档案信息化的需求。为此，在内容编排上，我们去掉了与档案管理关系不密切的企业内部信息管理，调整了实物档案管理的位置，并通过增加内容、强化实验的方式，突出了电子档案和档案信息化（数字档案馆）的比重。不仅如此，在传统档案管理环节（比如档案的整理）中，我们也适应时代需求，融入了现代信息技术的内容。可以说，在内容上，对档案信息化的强化，是本书与其他教材相比最大的特色。

特别需要指出的是，在对电子文档、电子档案和档案信息化的描述中，我们还吸收了国内最新的标准（截止到2015年1月）和研究成果，确保内容对实践的指导意义在3至5年的时间中处于领先地位。

本书共分为十二章，章下不再设节，而是直接阐释问题，从而弱化理论的体系性，强化内容的扁平性。同时，在电子政务和图书档案信息化的时代背景下，本书对档案电子化、信息化的侧重扩大了教材的应用范围。因而，本书既可作为高等院校的教材，也可作为档案工作者开展现代档案管理工作的参考应用手册。但是，受课程学时限制，我们无法对档案数字化的细节问题，比如数字化设备、数字化标准、数字化分析与操作等内容展开详细论述，读者可参考计算机和网络的相关知识。

在本书编写过程中，编者得到了泰安市档案馆和山东科技大学档案馆工作人员的大力支持和帮助，在此对他们表示衷心的感谢。